เคล็ดวิชา..หัวหน้า..มือโปร...

คุณงามจิตต์เริ่มเปิดประเด็นหัวข้อการเสวนา โดยการพิจารณาถึงชื่อการเสวนาครั้งนี้ “เคล็ดวิชา หัวหน้า มือโปร”

มือโปร หมายถึง มืออาชีพ มีคุณภาพและยั่งยืน

หัวหน้า หมายถึง ผู้นำทีมเพื่อให้บรรลุวัตถุประสงค์

เคล็ดวิชา หมายถึง วิธีการที่ฉลาด พลิกแพลง ใช้ในการอย่างใดอย่างหนึ่ง

การเป็นหัวหน้าอย่างมืออาชีพ ต้องมีคุณภาพสูง และยั่งยืน โดยมีหลัก ต้องรักงาน และรักคน

โดยเริ่มต้นจาก

1. รักงาน ให้แง่คิดว่า หากเราไม่รักงานที่เราทำ ยากที่จะประสบความสำเร็จ หรือทำงานได้ดี ถ้ายังไม่รักงาน ให้เริ่มเรียนรู้ที่จะรักงานที่ทำ แต่ถ้าไม่รักเลย การเปลี่ยนงานน่าจะดีกว่า

2. ศึกษา คนไทยไม่ค่อยชอบอ่านศึกษากัน คนไทยมีสถิติการอ่านต่ำมาก คือ 8 บรรทัดต่อปี หากเรายิ่งขยันอ่านจะยิ่งมีความรู้มากขึ้น โดยธรรมชาติ ถ้าเราเริ่มต้นด้วยงานที่เรารัก เราจะขวนขวายศึกษาค้นคว้าโดยอัตโนมัติ

3. ฝึกฝนเราจะรู้แต่ในตำราหรือเชิงทฤษฎีอย่างเดียวย่อมไม่ได้ประโยชน์เท่ากับลงมือทำจริง ฝึกฝนให้เชี่ยวชาญ

4. อยู่ในโลกแห่งความเป็นจริง คุณงามจิตต์ได้เปรียบเทียบหัวข้อนี้กับคำกล่าวของคนเล่นกอล์ฟ ว่า “หมูสนามจริง สิงห์สนามซ้อม” ซึ่งหมายถึง ตอนซ้อมตีบนหญ้าเทียมจะตีได้ดีและง่ายกว่า การตีในสนามจริง เพราะจะเจอพื้นดินหรือพื้นทราย ใกล้น้ำทำให้ตียาก บังคับทิศทางได้ยาก อาจตีวืดได้ เฉกเช่นเดียวกับ การทำงานในโลกแห่งความเป็นจริง ต้องดูว่า

• มีจิตวิญญาณของความเป็นเจ้าของ( Entrepreneurships) มีมุมมองเสมือนเป็นเจ้าของกิจการจริงๆ เช่น พิจารณาว่าควรลงทุน การใช้จ่ายเรื่องต่างๆหรือไม่
• ฟังให้ได้ยิน เราต้องฟังเพื่อให้รู้ให้เข้าใจว่าเขา(ลูกค้า ลูกทีม เพื่อนร่วมงาน) ต้องการบอกอะไร ฝรั่งเขาจึงชอบบอกให้ listening not just hearing หัวหน้า ผู้นำต้องรับทราบปัญหาด้วยตัวเอง ลงไปคุยกับ stakeholders เข้าไปถาม และฟังให้ได้ยิน
• Data--->Information--->Knowledge เมื่อเราได้รับหรือรวบรวมข้อมูลมาได้ ยังไม่ดีพอ ต้องนำมาประมวลซึ่งจะได้เป็นข้อมูลสารสนเทศซึ่งช่วยให้เราวิเคราะห์ได้ดีขึ้น และเมื่อตกผลึกกลายเป็น องค์ความรู้ ข้อมูลที่เป็น knowledge นี้จะทำให้เราตัดสินใจได้ง่ายขึ้น
• Change Management อันนี้สำคัญที่สุดในยุคปัจจุบัน เพราะโลกมีการเปลี่ยนแปลงอยู่ตลอดเวลา หากเราไม่รู้จักจัดการปรับเปลี่ยนตัวเอง ตัวเราจะล้าหลังมาก ตัวอย่างเช่น กล้อง Polaroid ที่เคยเป็นที่ 1 ของโลก แต่ต่อมากล้องดิจิตอลได้เข้ามาแทนที่ Polaroid ไม่รู้จักปรับตัวเอง ทำให้ต้องตกยุคไป ซึ่งเป็นผลมาจากการไม่รับรู้ ไม่ฟังให้ได้ยินว่ามีผลิตภัณฑ์ อื่นที่ดีกว่า เลยไม่มีปรับเปลี่ยนนั่นเอง

คุณงามจิตต์ได้พูดถึง การเป็นผู้นำทีมที่ดี ต้องมีองค์ประกอบเหล่านี้

1.มีเป้าหมายชัดเจน เมื่อมีเป้าหมายชัดเจน จะเริ่มต้นได้ดี มีโอกาสสำเร็จสูง

2. มีแผนงาน ต้องชัดเจน เป็นขั้นเป็นตอน รู้จักจัดลำดับความสำคัญของงานให้ดำเนินไปอย่างราบรื่น งานอะไร ใครรับผิดชอบ เสร็จเมื่อไหร่

3.บริหารความเสี่ยง ผู้นำทีมที่ดี ต้องรู้จักบริหารความเสี่ยง ในแง่ Project Management แล้วการบริหารความเสี่ยงเป็นเรื่องที่ยากที่สุด เพราะต้องมองจุดอ่อน โอกาสที่งานจะไม่สำเร็จ หรือเสร็จไม่ตามกำหนดมีอะไรบ้าง ซึ่งมักเกิดปัญหาเนื่องจาก ข้อจำกัดของเวลา หรือบุคคลากร ทำให้ยากต่อการจัดการ

4. สื่อสาร เราต้องสื่อสารให้ทุกคนในทีม เข้าใจเป้าหมาย/แผนงานต่างๆ อย่างชัดเจน และเมื่อทุกคนมีเป้าหมายร่วมกัน จะทำให้ทำงานได้ง่ายขึ้น

5. ติดตามจนแล้วเสร็จ ผู้นำทีมต้องติดตามผลงานของลูกน้องอย่างใกล้ชิด หากมีปัญหาจะได้แก้ไขได้อย่างรวดเร็ว (อันนี้ต้องอาศัยทักษะ ฟังให้ได้ยิน)

และ ลักษณะผู้นำทีม มีดังนี้

1. ชัดเจน ทั้งเป้าหมาย แผนงานต่างๆ

2. มีวินัยสูง ต้องมีวินัยในการทำงาน เป็นไปตามกำหนดเวลาทุกอย่าง

3. มีความสามารถในการมองเห็นปัญหาล่วงหน้าและมีความสามารถในการจัดการ ข้อนี้สำคัญที่สุด เพราะ เป็นการฝึกการจัดการกับวิกฤติ (crisis management) เมื่อผู้นำทีมมีความสามารถในการมองเห็นปัญหาล่วงหน้าและสามารถจัดการได้ง่าย จะทำให้รับมือกับ crisis ต่างๆได้

และได้แบ่งปันคำคมที่เพื่อนๆส่งกันมา และตัวอย่างของมือโปรต่างๆ มากมายดังนี้

คำคมจาก ขงเบ้ง

การบริหารคือ การทำงานให้สำเร็จโดยอาศัยมือผู้อื่น

      จากการเสวนากับผู้เข้าฟัง 

      คุณงามจิตต์ได้ให้ข้อคิดการนำ Knowledge ต่างๆไปใช้ในการประชุม ในการประชุมนั้น หลายๆครั้งมักประสบปัญหา ผู้เข้าร่วมประชุมมักพูดวนเวียนถึงแต่ปัญหา โดยไม่ได้หาทางแก้ไข เหมือนไม่มีจุดมุ่งหมายเดียวกัน ถ้าวิเคราะห์ให้ดีมักพบว่าผู้เข้าร่วมประชุมส่วนใหญ่มักจะรู้ข้อมูลแค่ครึ่งๆกลางๆไม่มีใครรู้จริง ใช้ความรู้สึกพูดถึงปัญหาเหล่านั้น การไม่เข้าใจปัญหาอย่างถ่องแท้ จึงทำให้ไม่สามารถหาทางแก้ไขได้ การประชุมที่มีประสิทธิภาพ ต้องมีการเตรียมตัวก่อนเข้าประชุม หาข้อมูลวิเคราะห์เพื่อให้เข้าใจ ใช้ข้อมูล/ความรู้ ที่เตรียมมา ไม่ใช่ใช้อารมณ์ หรือ”ถ้า...น่าจะ...” ในการตัดสิน นอกจากนี้ผู้เข้าร่วมประชุม ต้องเสนอทางเลือกที่แสดงถึงข้อดีและข้อเสีย ไม่ใช่เข้ามาบ่นซึ่งไม่สร้างสรรค์ จะยิ่งทำให้การประชุมยืดเยื้อ

       ในเรื่อง การเป็นตัวอย่างที่ดี ( Role Model ) คุณงามจิตต์ได้เล่าว่า Role Model ของเธอ คือหัวหน้าหลายๆท่านที่ได้ทำงานด้วย ซึ่งเป็นความโชคดีที่ได้ทำงานกับนายที่เก่งๆ เช่น หัวหน้าท่านหนึ่ง มีสไตล์การทำงานแบบ Walk the Talk คือ เดินเข้าไปในที่ทำงานของผู้ใต้บังคับบัญชาเพื่อพบปะพูดคุย เพื่อจะได้รับทราบทุกข์สุข ปัญหาที่เกิดขึ้นโดยตรง นอกจากนี้ยังจะได้เห็นสภาพแวดล้อม การทำงานของผู้ใต้บังคับบัญชาด้วยตาของตนเอง จะได้สังเกตดูว่า มีอะไรที่จะช่วยให้ผู้ใต้บังคับบัญชาทำงานได้ดีขึ้น หรือมีอะไรที่อาจเกิดปัญหาขึ้นมาได้ นี่คือการฟังให้ได้ยิน 

      ผู้เข้าร่วมเสวนา คุณรุ่งจิตต์ shi 41 ได้เล่าถึงประสบการณ์ในการทำ Reengineering Project ก่อนวิกฤติเศรษฐกิจปี 40 ที่ธนาคารกรุงไทย จำกัด(มหาชน) เป็นโครงการเกี่ยวกับ การปรับ information ซึ่งทำมาแล้วหลายครั้งแล้วแต่ยังไม่สมบูรณ์ใช้งานได้ตามที่ต้องการ ทำให้ค่าใช้จ่ายด้านงานคอมพิวเตอร์สูงมาก ดังนั้นจึงเริ่มมองหาระบบภายในองค์กร แทนที่จะรอแต่ระบบคอมพิวเตอร์อย่างเดียว โดยเริ่มจากการแบ่งงานเป็นส่วนๆ คุณรุ่งจิตต์นั้นรับผิดชอบในส่วนของการติดตามหนี้ โดยเริ่มจากนำข้อมูลมาพิมพ์ และ Scan เอกสารต่างๆ แล้วนำมาสรุปแบ่งขนาดของหนี้ โดยแบ่งเป็น 3 ระดับ เพื่อใช้ในการติดตามหนี้ คือ
             1. ขนาดใหญ่      2. ขนาดกลาง และ     3. รายย่อย
       ปัญหาในเรื่องนี้ คือ การติดตามหนี้ลูกค้ารายย่อย ที่ทุกคนมองว่าเป็นไปไม่ได้ เพราะไม่ได้ทำระบบ Online ลูกค้าทั่วประเทศ แต่ปัญหานี้สามารถแก้ไขได้โดย ขอข้อมูลลูกค้าที่ทำการ clearing มา run statement จึงให้สามารถมีฐานข้อมูลลูกค้ารายย่อยขึ้นมาได้ จากนั้นจึงตั้งศูนย์บัญชาการติดตามหนี้ลูกค้ารายย่อยขึ้น เป็น Pilot site วางระบบให้มีข้อมูลหมายเลขโทรศัพท์ของลูกค้า และวิธีการติดตามหนี้ที่เป็นระบบ จะเห็นได้ว่า ไม่จำเป็นต้องรอโปรแกรมคอมพิวเตอร์ แต่คิดนอกกรอบได้ ถ้าเรามีความเข้าใจในปัญหา ศึกษาหาทางออกได้ 

      คุณงามจิตต์ เสริมว่า จากประสบการณ์ทำงานเป็น ผู้จัดการโครงการ (Project Manage) มาหลายๆโครงการ ให้เคล็ดวิชาว่า เมื่อประสบปัญหา เพราะสมาชิกบางคนนิ่ง งานไม่มีความคืบหน้า เราต้องเสียสละเริ่มลงมือทำงานของเขา จนถึงจุดจุดหนึ่ง ที่เราไม่สามารถทำแทนเขาได้ ต้องขอให้เค้าเข้ามาช่วย ที่ทำอย่างนี้ได้ประโยชน์ 2 ประการ ข้อแรก เขาจะเห็นใจเรา ว่าเราเต็มที่ ได้ใจ ข้อสอง รู้ว่างานนี้ใครก็ทำไม่ได้นอกจากตัวเขา รู้สึกมีคุณค่า ก็ทำให้โครงการเดินต่อไปได้ 

       อีกข้อคิด คือ เราต้องเข้าหาสมาชิกโครงการ และ Stakeholders จะได้รู้ปัญหาจริงๆ นี่คือการฟังให้ได้ยิน อีกนั่นแหละ

      คุณมณีรัตน์ รุ่น 36 เห็นด้วยกับเคล็ดวิชานี้ และเพิ่มเติมว่า เมื่อเขามาเริ่มทำงานของเขาแล้ว เรายังต้องให้กำลังใจเขา และขอบคุณเขาอีก( อย่าคิดว่า เราช่วยทำงานของเขาให้ เขาน่าจะขอบคุณเรามากกว่า) อันนี้เป็นวิชาสุดยอด ทำให้สมาชิกรู้สึกดี มีคุณค่า งานทุกอย่างต้องเริ่มทำจึงจะสำเร็จ วิธีที่ดีที่สุด ก็ต้องเริ่มชี้นิ้วที่ตัวเองก่อน ชี้นิ้วที่คนอื่นๆ ไม่ได้ ต้องเอาตัวเข้าสู้ก่อน เริ่มจากจุดเราก่อน

       คุณมณีรัตน์ ยังแนะนำว่า คุณงามจิตต์มีประสบการณ์งานโครงการมาก ทำให้เป็นหัวหน้าที่ชักจูงสมาชิกในโครงการ (ซึ่งไม่ใช่ผู้ใต้บังคับบัญชา)ได้ดี เป็นทักษะที่ทำยาก ในการทำงานของพวกเรานั้นอาจจะไม่มีประสบการณ์แบบนี้ แต่ก็ไม่ใช่ว่าจะทำไม่ได้ ลองคิดโครงการที่ต้องร่วมกันทำจากหลายหน่วยงานดู เช่น โครงการลดขยะทั้งบริษัท ลดการใช้พลังงาน หรือแม้กระทั่งโครงการ 5 ส. หรือโครงการคุณภาพต่างๆ แล้วลองบริหารโครงการดู จะได้เรียนรู้ทักษะการบริหารงานแบบใหม่ๆที่เราไม่เคยทำมาก่อน เช่น การทำงานร่วมกันโดยมีสมาชิกมาจากต่างฝ่ายงาน ทำให้เราต้องคิดหาวิธีการทำงานที่มีประสิทธิภาพ ซึ่งอาจต่างจากการที่เราทำงานดูแลลูกน้องของเราเอง เรียนรู้วิธีชักจูง ไม่ใช่สั่งการ การหาข้อสรุปจากความเห็นที่ต่างกันในการแก้ไขปัญหาต่างๆ เป็นต้น

       นอกจากนี้ตัวเราเองต้องรู้จักบริหารหัวหน้าของเราด้วย หลักการ คือ ต้องมีวัตถุประสงค์ร่วมกัน จะคิดจะทำอะไร ก็ให้คิดเหมือนเราเป็นหัวหน้าของเราด้วย มีความรับผิดชอบเต็มที่ มีจุดยืน ทำสิ่งที่ถูกต้องเพื่อหน่วยงาน ทำงานอย่างเต็มศักยภาพ ให้นายเห็นคุณค่าในตัวเรา และที่สำคัญ เอาใจ “เรา” ไปใส่ใจ “นาย” ทำอย่างนี้ นายจะไม่รักได้ยังไง

       คุณงามจิตต์ สรุปว่า เราต้องคิดด้วยว่า ในการทำงาน หากเกิดความผิดพลาด นอกจากจะเสียหายแก่หน่วยงานของเราแล้ว เราเองก็เสีย หัวหน้าของเราก็เสีย ให้นึกถึงผลกระทบต่างๆด้วย ทำอะไรให้คิดให้รอบคอบรัดกุม และพยายามหลีกเลี่ยงไม่ให้เกิดความผิดพลาด ให้เสร็จให้ทันเวลา และเมื่อเราทำงานได้ดีแล้ว ถ้านายไม่เลือกเรา ก็แปลว่า นายไม่ฉลาดแล้วแหละ